這篇在講什麼
很多公司決定導入 AI 之後，第一步是找人：找一個年輕人來負責，或是把一群同仁和主管叫來一起學。這兩種做法我都遇過，都會卡住，因為學 AI 的負擔落在最沒有餘力的人身上。這篇整理我建議的導入順序：老闆帶著最需要優化的主管，先把一條工作流程做好，確定之後再複製給其他人直接用。也講新人進來時，怎麼順便把 AI 一起教。文末附四個範例：挑第一條流程的盤點表、流程盤點提示詞、把帶新人的錄音整理成操作手冊，以及把這份手冊變成 AI 的技能包。
- 想導入 AI，卻不知道第一步該找誰的老闆
- 年輕同仁一直流失，大家都說工作太多太雜的老闆
- 辦過 AI 課程或買過工具，結果同仁都沒在用的主管
- 被交代「去研究一下 AI」，自己手上的事卻做不完的人
- 要幫客戶導入 AI，想找一個比較不會失敗的起點的顧問
- 兩種常見的導入方式，為什麼會卡住
- 一套五步的導入順序：先找誰、先做哪條流程、怎麼複製到其他部門
- 一張挑第一條流程的盤點表，附填寫示意
- 一段可以直接貼給 AI、幫你盤點流程的提示詞
- 帶新人時順便教 AI：一個主管教員工做簡報的真實情境，和把錄音整理成操作手冊的提示詞
- 同一份操作手冊，怎麼變成 AI 的技能包
兩種常見的導入方式：先找年輕人來用 AI，或叫一群人來上課
第一個單位跟我說，他們的年輕人一直流失，很麻煩，大家都覺得工作太多太雜。我建議他們導入 AI。對方很認同，接著說：「所以我們要先找一個年輕人進來，他才可以使用 AI 系統。」我當場就跟對方說，這個順序要調整。
另一個情況，是老闆一決定導入，就希望把一堆年輕人和各部門主管拉進來一起學。結果自然也沒有用。
兩種做法的方向一樣：先找人來學 AI，再期待 AI 改善工作。
新人要扛雙層壓力，主管自己的事都做不完
新人的處境。一進公司，本來就要學公司的作業流程。如果同時還要學一套 AI 系統，等於是雙層的壓力。而公司原本的流程，正是讓前面的人待不下去的原因。在這個基礎上再疊一層 AI 流程，年輕人更不想學，也更沒有人願意進來。
一群人一起學的處境。大家都很忙，自己的東西都做不完，還要花時間學 AI。學 AI 變成多出來的一件事，自然也就沒有用。
這兩種情況，學 AI 的負擔都落在最沒有餘力的人身上。
導入 AI 的五步順序：先把一條流程做好，再複製給其他人
我會建議老闆這樣走：
- 老闆加上幾個關鍵主管就好。找目前最需要優化的那位主管，不要一次把所有人找進來。
- 先把一條工作流程具體優化好。由顧問陪著老闆和主管，把初步的流程用 AI 跑順。
- 流程確定之後，其他人直接來學、直接用。同仁學的是一套已經跑通的做法，不用自己從頭摸索。
- 讓同仁先感受到 AI 有用。用 AI 立刻解決原本的工作，做起來更快、更流暢，大家才會覺得 AI 有用，才會真的去用。
- 再複製到其他部門。別的部門看到這樣用，會覺得自己也可以用。手上的事變輕了，大家才有空再去思考怎麼優化。
三種做法放在一起看：
| 先找一個年輕人來用 AI | 叫一群同仁和主管來學 | 先把一條流程做好再複製 | |
|---|---|---|---|
| 誰先學 | 剛進公司的新人 | 所有人一起 | 老闆和最需要優化的主管 |
| 要學什麼 | 公司原本的流程，加上 AI 系統 | 一套還沒跟自己工作接上的工具 | 一條已經跑通的流程 |
| 會發生什麼 | 雙層壓力，新人更不想學 | 自己的事都做不完，學了也沒用 | 同仁一用就解決原本的工作，才會想繼續用 |
這個順序對招人也有幫助。流程先變輕，新人進來面對的是一套整理過的工作方式，才會覺得這份工作接得下來。
- 想用 AI 提升效率，結果都在瞎忙？｜馬斯克五步工作法與第一性原理，先刪掉再自動化
這一段只講導入要從誰、從哪條流程開始，那篇講動手之前先刪掉不必要的步驟、再簡化，最後才輪到自動化。
新人進來，就是訓練 AI 最好的時候：帶新人時錄音，讓 AI 在旁邊旁聽
很多人在講 AI 員工。可是一般的主管，真的很難直接把 AI 當成員工去訓練。
我覺得最好的做法，是訓練新人的時候錄音，然後把這份錄音也直接交給 AI。你本來就要帶新人，AI 就像一個見習生，在旁邊一起旁聽。
這個做法我在〈訓練 AI 員工的四個層次〉寫過：帶真人新人的時候，順便把 AI 一起教，把帶人的過程錄音存下來，叫 AI 去學、去整理。人走了，AI 也學會了；下一個新人進來，可以直接叫 AI 學長去帶他。
帶新人的那幾次錄下來交給 AI，整理成一份工作手冊。下一個新人進來，可以叫 AI 學長先帶他。
錄音前，先讓新人知道用途跟新人說明錄音是拿來整理工作手冊，讓下一個人比較好學。
- 訓練 AI 員工的四個層次：從自己會用，到讓 AI 幫你訓練 AI
這一段只講帶新人時順便教 AI，那篇講從自己訓練、到讓 AI 員工帶新員工的四個層次。
範例一：挑第一條要優化的流程，用一張盤點表比較
第一條流程挑得好，後面才複製得動。可以先請主管把手上的工作列成一張表：
| 流程名稱 | 誰在做 | 多久做一次 | 現在卡在哪 | 適合交給 AI 的部分 | 要留給人判斷的部分 |
|---|---|---|---|---|---|
| （示意）每週業務週報彙整 | 業務主管 | 每週一次 | 要從各業務的表格複製貼上再整理 | 彙整資料、寫摘要初稿 | 哪些案子要特別跟老闆報告 |
| （示意）客戶常見問題回覆 | 客服同仁 | 每天好幾次 | 同樣的問題每次都重寫 | 依過去回覆整理成範本、產生回覆草稿 | 客訴與特殊狀況 |
上面兩列是填寫示意，不是真實客戶的資料。
挑第一條的時候，可以看三件事：這件事做得頻不頻繁、負責的主管願不願意一起試、做好之後同仁看不看得到差別。可以先用這三件事，把候選的幾條流程初步比一比。
- 讓 AI 只做需要判斷的事，其他交給程式｜四情境分工法，從完全沒套路到完全不變
這一段只挑出第一條流程，那篇講一條流程裡，哪些步驟交給 AI、哪些寫成固定程式。
範例二：可以直接貼給 AI 的流程盤點提示詞
情境（示意）：一位老闆想導入 AI，心裡有兩三個部門可以先試，卻說不出要先選哪一個。這時可以把下面這段貼給 ChatGPT、Claude 或 Gemini，讓 AI 一題一題問你，問完整理成範例一那張盤點表，再推薦一條先做的流程：
範例三：主管教員工做簡報講了快一個小時，錄下來整理成操作手冊
情境：有一位主管跟我說，AI 都沒辦法幫他。他叫 AI 做簡報，只給 AI 下了幾個提示詞；可是他教真人員工做簡報，講了快一個小時的細節。講完，他說還是真人員工比較好用，AI 不懂。
我跟他說：因為你沒有跟 AI 講這些細節。你剛剛跟員工講一個小時的時候，為什麼不錄音？錄起來，AI 下次不就知道了。
我在方格子寫過一個類似的例子：協會會長或中小企業老闆跟業務交代時，會說看到什麼樣的人、去到什麼樣的場合，要從哪幾份簡報裡拿哪一份，甚至可以從某一份的第五頁開始講；客戶不信任的時候，另一份簡報的某一頁就在講這件事。一口氣講一兩個小時，跟 AI 卻只說一句「幫我生簡報」。
接下來這樣做：
- 帶新人時錄音。主管照平常的方式帶，只是多按一個錄音鍵。
- 轉成逐字稿。
- 把逐字稿和下面的提示詞一起貼給 AI。
- AI 整理出操作手冊初稿。
- 主管看過、修改後，手冊交給下一位新人。新人之後做錯的地方，再補回手冊。
提示詞（我在方格子那篇文章用的版本）：
想讓 AI 不要自己多加東西，可以在最後補一句：「只用逐字稿裡講過的內容；沒講清楚的地方，列成問題問我。」
以簡報這個情境來說，AI 整理出來的手冊初稿，大概會長這樣（示意節錄）：
不求做到 100 分，至少讓它有一個依據，可以快速做到 60 分。AI 生成出來之後，主管再修改一下，就已經省事很多了。
範例四：同一份操作手冊，給人看是新人手冊，給 AI 用就是技能包
其實這份操作手冊，也是技能包。它是給人類的操作手冊，也是給 Agent 的技能包。
技能包就是一份操作文件，用 Markdown 語法寫的。操作手冊這種東西從以前就有了，技能包的創新在於：規範了 AI 要怎麼讀這份手冊、怎麼用這份手冊。只要照技能包的格式寫，AI 就會最大限度地依照上面的流程執行。
| 給人看 | 給 AI 用 | |
|---|---|---|
| 叫什麼 | 新人操作手冊、SOP | 技能包（Skill） |
| 誰來讀 | 下一位新人 | Claude、ChatGPT 這類 AI 助理或 Agent |
| 怎麼用 | 新人照著做，不懂再問主管 | 要做這件事時，AI 會判斷要用這份手冊，照上面的流程做 |
把範例三的手冊變成技能包，可以把手冊連同下面這段貼給 AI（以 Claude 為例，先在「客製化」裡把 Skills 的技能包創建者 skill-creator 打開）：
做出來的技能包是一個資料夾，主檔固定叫 SKILL.md。檔案最上面有一小段說明，告訴 AI 什麼時候要用它，下面才是手冊本文（示意）：
新人來了讀同一份手冊；AI 要做簡報時，也讀同一份手冊。手冊之後補了什麼，兩邊一起更新。
- Claude Skills 是什麼？把你的專業流程，變成 AI 能重複執行的知識資產
這一段只講操作手冊和技能包是同一份東西，那篇講技能包的兩種製作方法、分層載入和更新前先備份。
先做一條流程的順序，適用在哪裡、要注意什麼
這篇的兩個情況，都來自我跟單位實際聊到的狀況。先做一條流程再複製，是我給老闆的建議順序，它處理的是「從哪裡開始」這件事。
第一條流程挑錯，做得再順也沒用例如挑了一條本來就不該存在的流程。所以挑流程之前，先問這件事能不能直接刪掉。
- 用你已經有的管理知識來管理 AI，以豐田 TPS 為例
這一段只講從哪裡開始，那篇講流程跑順之後，怎麼用標準化和持續改善，把它變成公司的固定做法。
如果你的公司也卡在工作太多太雜
導入 AI 的第一步，是先整理公司自己的流程。可以找我一起盤點，先挑一條流程做起來。