我的會議記錄 Agent 工作流

我會分享自己怎麼處理一場會議：先留下完整錄音，再把聲音轉成有講者與時間碼的逐字稿，補上表情、語氣和現場氣氛，最後交給 AI 整理成待辦、風險、決策脈絡與後續交付初稿。整套流程的終點，是得到一份可以繼續分析、檢查盲點、輔助下一步判斷的會議策略書。

為什麼逐字稿還不夠

逐字稿能回答誰在什麼時間說了什麼，卻很難直接回答下一步該做什麼。

• 這場會議最後真正承諾了哪些事？
• 哪些議題已經有共識，哪些只是暫時略過？
• 哪一段話改變了現場方向或氣氛？
• 哪些風險已經出現，只是還沒有人明講？
• 我接下來應該交付什麼，先處理哪一件？

先把會議完整錄下來

現場會議

現場會議我會用錄音筆或手機錄音。放置位置要盡量靠近主要談話區，避免塞在包包裡，也要留意桌面碰撞聲、冷氣聲與距離太遠造成的收音問題。

開始前建議先確認儲存空間、電量與錄音狀態。重要會議可以準備第二個錄音來源，例如錄音筆做主檔，手機做備份。

線上會議

線上會議我會用 OBS 錄下畫面與聲音。第一次使用時，先做一段 30 秒測試，確認自己的聲音與對方的聲音都有被錄到，再開始正式會議。

轉成有講者與時間碼的逐字稿

我希望轉錄工具至少留下三種資訊：誰說的、幾分幾秒說的、實際說了什麼。

Mac 使用者可以考慮 MacWhisper。它支援時間碼與講者辨識。另一條路是微軟開源的 VibeVoice-ASR，它把語音辨識、講者區分與時間碼整合在結構化輸出裡，適合願意自行安裝模型、處理本機運算環境的人。

完成後仍要人工抽查人名、專有名詞、數字與講者標記。多人同時說話、現場雜音大或麥克風距離遠時，辨識結果比較容易出錯。

轉錄完成後先抽查四個地方

1. 會議開頭：確認錄音沒有少一段。
2. 重要決策段落：確認數字、日期與承諾內容正確。
3. 多人快速交談處：確認講者沒有標錯。
4. 會議結尾：確認最後的分工與交付期限有被留下。

工具資料：MacWhisper 講者辨識說明 ↗、Microsoft VibeVoice GitHub ↗

補上錄音聽不到的現場觀察

錄音留下語句，現場筆記補的是情境。重要會議中，我會另外記下誰在某個議題前後改變了表情或語氣、哪個問題被快速帶過、哪句話改變了現場氣氛，以及誰主動承諾、誰保持保留。

把事實與判斷分開

「對方聽到預算後停頓五秒」是觀察；「對方覺得價格太高」是推測。把兩者混在一起，AI 很容易把推測寫成事實。

• 觀察：看見或聽見的具體行為。
• 我的推測：目前的解讀，需要後續確認。
• 待確認：下次要直接問對方的問題。

保留原始資料，再整理成適合閱讀的版本

原始錄音與原始逐字稿要先保存。後續整理可以依用途選擇保留程度。

• 快速版：保留一到兩成，適合只看結論、待辦與期限。
• 詳細版：保留三到五成，適合一般工作會議與後續交接。
• 超詳細版：保留七到九成，適合顧問會議、需求訪談或重要決策。
• 原句版：內容幾乎全部保留，只校正明顯錯字、講者與標點。

生成可以輔助決策的會議策略書

會議策略書可以分成三層，先讓人行動，再協助判斷，最後保留完整脈絡。

1. 立即行動：決議、待辦、負責人、期限、我承諾的交付。
2. 輔助判斷：風險、尚未對齊的議題、缺乏證據的假設、下次要確認的問題。
3. 完整脈絡：依時間順序整理討論過程，保留講者與時間碼。

可直接使用的提示詞

把會議承諾變成交付初稿

會議裡答應對方的內容，例如報價單、課綱、會後摘要、企劃架構，可以讓 AI 依照會議證據先擬出第一版。

這一步要把「對方明確要求」與「AI 建議補充」分開。前者是交付需求，後者只是候選內容。正式送出前，仍要由人確認價格、範圍、日期、承諾與語氣。

用不同思維模型做深度分析與盲點檢測

這一步的目的，是讓 AI 提供更深度的分析，調動不同思維模型幫我檢測盲點，讓我更好地做判斷。

• 風險角度：有哪些延遲、成本、承諾或關係風險？
• 利害關係人角度：不同參與者在意的事情是否一致？
• 機會與槓桿角度：哪些工作值得投入，哪些可以交給系統或 AI？
• 反方角度：如果目前判斷是錯的，最可能錯在哪個假設？
• 證據角度：哪些結論有原話與時間碼支持，哪些仍是推測？

一場重要會議，建議留下七種檔案

1. 原始錄音或錄影。
2. 有講者與時間碼的原始逐字稿。
3. 現場觀察筆記。
4. 依用途整理過的閱讀版。
5. 會議策略書。
6. 報價單、課綱或其他交付初稿。
7. 深度分析與待確認問題清單。

這些檔案最好放在同一個會議資料夾，檔名保留日期與會議主題。之後要回查承諾、準備下一場會議，或交給另一個 AI 接手，都能找到同一套證據。

常見的坑

只有錄音，沒有現場觀察

AI 會缺少表情、停頓、氣氛與互動線索。重要會議至少補一小段觀察筆記。

逐字稿沒有時間碼

分析看起來很完整，卻很難回到原始錄音驗證。轉錄時就保留講者與時間碼。

把 AI 推測當成對方立場

任何心理、態度與意圖判斷都要標記成推測，並列出可以支持或反駁它的證據。

直接把交付初稿送出去

AI 可能補入會議沒有確認的範圍、數字或日期。送出前逐項核對承諾、金額、期限與責任邊界。

最小開始方式

第一次不用把整套系統一次做滿。先挑一場重要會議，完成四件事。

1. 錄下來。
2. 轉成有講者與時間碼的逐字稿。
3. 補五行現場觀察。
4. 用本文的策略書提示詞，整理出待辦、風險、脈絡與待確認問題。